7 critères pour choisir votre prochain système téléphonique
Il n’y a pas si longtemps, le téléphone fixe, les télécopies et les messages vocaux étaient nos seuls outils de communications d’affaires. Aujourd’hui, avec l’arrivée de la téléphonie mobile, des courriels et des textos, le travail ne se limite plus à l’intérieur de nos bureaux.
En plus du téléphone et du télécopieur, nous devons maîtriser les communications par courriels, par téléphone mobile, par textos et par les réseaux sociaux.
Les clients s’attendent à nous joindre facilement et à avoir des réponses plus rapides partout et en tout temps. Nous devons donc faire plus. Répondre plus vite. Du bureau, du resto ou en auto. Pour cela, il est devenu impératif non seulement d’intégrer la multitude d’outils de communications du bureau, mais aussi d’y avoir accès facilement et de manière sécuritaire lorsque nous ne sommes pas au bureau. Pour commencer, il faut avoir un bon système téléphonique adapté aux nouveaux besoins de clients plus exigeants.
Comment choisir votre prochain système téléphonique?
Voici ce que votre nouveau système téléphonique doit vous offrir:
1. Numéro central pour toutes vos communications
Vos clients mémorisent un seul numéro pour vous appeler, vous texter ou vous envoyer des télécopies. Vos messages sont accessibles partout: courriels, Web et téléphone mobile.
2. Intelligence dans la gestion des appels
Le système doit être suffisamment intelligent pour filtrer vos appels selon qui appelle et quand. Il peut ainsi vous acheminer les appels de vos clients et collègues sur votre mobile et demander à vos amis et parents de confirmer que leur appel est important avant de vous le transférer. Tout autre appel serait envoyé à un collègue ou à votre boîte vocale.
3. Mobilité complète - votre bureau partout
La mobilité d’affaires ne se limite pas au renvoi d’appels vers le téléphone mobile ou l’accès aux courriels sur un PC ou téléphone. Il faut demander beaucoup plus. Exigez d’avoir tous vos outils de bureau à portée de mains partout où vous allez. Un bon système téléphonique devrait vous permettre d’effectuer et de recevoir des appels téléphoniques et des textos de votre téléphone mobile ou PC. Toutes vos communications devraient afficher votre numéro d’affaires unique.
4. Mobilité sécuritaire pour vos employés et vos clients
La sécurité de vos employés et clients doit occuper une place importante dans le choix de votre futur système téléphonique. Le téléphone au volant est devenu une cause importante d’accidents et de décès sur la route. Offrez à vos employés et clients un système qui peut être utilisé en mains libres pour écouter les messages, appeler les contacts, envoyer les textos et savoir qui appelle avant de répondre. Exigez que le système soit muni d’une réceptionniste virtuelle vocale pour permettre à vos clients d’utiliser la voix pour rejoindre votre équipe tout en conduisant en sécurité. La technologie de reconnaissance de la parole est suffisamment avancée et mature pour naviguer sans toucher ou regarder les claviers de téléphones.
5. Gestion facile de partout
Le monde moderne est en train de migrer vers l’infonuagique ou “cloud”. Les programmes, les données et les communications se font sur Internet et leur gestion passe par le Web avec des interfaces conviviales et intuitives. Votre prochain système ne doit pas faire exception. Il doit être dans le cloud et vous permettre de gérer vos appels, textos, messages vocaux et télécopies de partout et avec grande facilité.
6. Adapté à vos besoins spécifiques
Les systèmes de communications en “cloud” apportent plus que l’accès facile de partout. Ils apportent la souplesse pour adapter les services selon vos besoins spécifiques. Demandez à ce que votre système puisse parler votre langue de travail (Anglais et/ou Français) et s’adapter à vos besoins d’affaires. Une agence immobilière n’a pas les mêmes besoins téléphoniques qu’une clinique médicale, alors pourquoi accepterions-nous d’utiliser le même système rigide pour les deux?
7. Évolue avec votre entreprise
Un des grands avantages des systèmes en “cloud” est leur évolutivité, mais certains fournisseurs continuent de proposer les solutions contraignantes des vieux PBX. Exigez la flexibilité d’augmenter et réduire la capacité de votre système à tout moment. Attendez-vous à bénéficier des innovations les plus récentes sans frais supplémentaires. Attendez-vous à des services qui évoluent et s’améliorent sans souci pour vous.
Morale de l'histoire: Vous n’avez plus besoin d’accepter les limitations des vieux systèmes téléphoniques. Click to Tweet La nouvelle génération de téléphonie d’affaires en nuage est maintenant disponible et elle vous est accessible à des prix moins élevés que ceux des vieux systèmes.
